Thư điện tử giúp tăng hiệu suất kinh doanh, cho phép người lao động gửi nhiều thông tin hơn một cách hiệu quả hơn. Nhưng quá tải thư điện tử đã bắt đầu làm chậm công việc của người lao động.

"Người bạn tốt nhất thỉnh thoảng lại trở thành kẻ thù tồi tệ nhất của chúng tôi." Mike Song, Giám đốc điều hành Cohesive Knowledge Solution Inc và đồng tác giả "The Hamster Revolution: How to Manage Your Email Before it Manages You." nói.

Chuyên gia nhân sự  có thể giúp các công ty họ một vài chính sách thư điện tử nhằm giảm quá tải. "Đó là công việc lý tưởng nhất cho nghề nhân sự," Song nói. "Nếu họ hợp sức với đội ngũ công nghệ thông tin thì thực sự phù hợp."

Ngoài việc có đội ngũ nhân viên công nghệ thông tin làm việc về mảng kỹ thuật quản lý thư điện tử, điều quan trọng là có tư vấn mảng pháp lý, chẳng hạn bao lâu thì lưu thư điện tử. Nếu làm đúng cách, những chính sách này có thể làm cả 2 việc là giúp công nhân làm việc hiệu quả hơn và bảo vệ chống lại bất đồng luật pháp.

Sau đây là 6 lời khuyên của các chuyên gia giúp công ty bạn nhận thư điện tử được kiểm soát:

1.  Phân biệt chính sách và hướng dẫn. Một vài khía cạnh chính sách thư điện tử sẽ phải bắt buộc -ví dụ như lưu tài liệu vì mục đích pháp lý. Những khía cạnh khác là chủ động, như yêu cầu tất cả mọi người suy nghĩ hai lần trước khi nhấn "Trả lời tất cả mọi người". Nhân viên của bạn cần phải hiểu được sự khác biệt đó.

"Hãy làm rõ có phân biệt giữa "bạn phải" và "chúng tôi mong bạn sẽ" Rick Barry, giám đốc Barry Associates và là nhà tư vấn thông tin và quản lý hồ sơ nói.

2.  Giảm khối lượng thư điện tử. Bạn có thể bắt đầu vấn đề này từ nhiều hướng. Nếu thư rác đang bị bỏ sót, đội ngũ công nghệ thông tin có thể cải thiện bộ lọc thư rác. Nhân viên cũng cần được khuyến khích không nhận thư từ danh sách thư điện tử không cần thiết - ví dụ như các bản tin từ nhà cung cấp cho công ty bạn không bao giờ được sử dụng nữa.

Song nói rằng mọi người trong công ty có thể giúp giảm bớt thứ mà ông gọi là "thư rác nội bộ": những thông điệp gửi đến mọi người trong danh sách 50 người mà chỉ nên gửi cho một số ít người. Ví dụ, nếu một nửa số người trong nhóm bạn đồng ý, và một nửa thì không, bạn có thể tạo danh sách gửi thư cho nửa nhóm vì thế những người không đồng ý sẽ không phải chọn lọc những tin nhắn về kế hoạch ăn trưa của những người đồng ý.

Song cũng đề nghị hãy khuyến khích nhân viên lên kế hoạch làm việc thường xuyên, rút ngắn các cuộc nói chuyện điện thoại với các đồng nghiệp quan trọng để giảm số lượng thư điện tử.

3.  Đừng để thư điện tử làm gián đoạn công việc khác. "Một số con chíp trong bộ não chúng ta thích thông tin mới" Song nói. "Chúng ta thích kiểm tra hộp thư đến vì có thể sẽ có tin tức hay!"

Nhưng kiểm tra thư điện tử mỗi lần bạn nhận tin nhắn có thể làm giảm năng suất công việc. Nếu mọi người trong công ty hiểu thư điện tử cần được xử lý nhanh thế nào - không phải ngay lập tức, ví dụ trong vài giờ - sau đó người lao động có thể tắt chế độ thông báo thư điện tử của họ và tập trung vào công việc, kiểm tra hộp thư của họ định kỳ.

4.   Hãy viết thư điện tử ngắn gọn và rõ ràng. Vấn đề ở nhiều nơi làm việc không chỉ là vấn đề về số lượng thư điện tử mà còn về đọc thư điện tử mất nhiều thời gian, Barry nói. Một thư trả lời dài thích hợp trong một vài trường hợp, ông tiếp tục, nhưng một câu trả lời ngắn gọn là đủ cho hầu hết các tin nhắn. Và một số thư lại không cần phải trả lời.

Song gợi ý hãy hướng dẫn người lao động viết thư điện tử rõ ý, chủ đề và tin nhắn rõ ràng khiến dễ tìm ra việc nào người đọc phải thực hiện và làm việc đó sớm thế nào.

5.  Thực hiện sao chép và lưu trữ có kiểm soát. Sao chép và lưu trữ là một vấn đề phần nào là công nghệ và phần nào đó là vấn đề pháp lý và quản lý. Công ty cần truy cập vào tin nhắn sau bao lâu? Có cách tiêu chuẩn để xử lý những thông điệp không cần giữ lại không? Công nghệ có thể làm một số việc tự động nhưng người lao động cũng cần hiểu chính sách.

"Bạn giữ những gì bạn cần giữ và loại bỏ những thứ bạn không cần" Barry nói. "Chính sách lưu giữ bản ghi được nhiều tổ chức quản lý thực hiện khi thảo luận về quản lý chuyên môn."

6.  Truyền đạt mục đích của bạn và thực hiện mục đích đó một cách thực tế. Bạn sẽ không loại bỏ thư điện tử đi, mặc dù bạn thỉnh thoảng vẫn muốn thế. Thay vào đó, làm việc với nhân viên để giảm bớt số lượng và kích cỡ những thông điệp của họ.

Điều cốt yếu là nhận ra rằng ngay cả những thay đổi nhỏ cũng có thể tạo ra nhiều thời gian. "Hãy nghĩ tới giá trị nếu bạn có thể tiết kiệm cho mọi người nửa giờ mỗi ngày bằng thư điện tử của họ" Song nói. Việc đó cộng thêm nhiều tuần cho mỗi nhân viên trong năm - thỉnh thoảng giúp nhân viên hiểu điều này khi bạn tạo ra chính sách thư điện tử. "Hãy xử lý nó như một cuộc đầu tư. Tôi quay trở lại việc này nhiều ngày nay, và đây là những gì chúng tôi sẽ làm" Song nói.